I miei strumenti informatici preferiti: 3ª puntata.

Dopo aver presentato due dei miei programmi informatici preferiti, ovvero Total Commander, per la gestione dei file e Notepad++, il noto editor di testo, oggi tocca allo strumento che uso per scrivere note e appuntare le cose da fare.

Fin dall’acquisto del mio primo computer, un portatile 386 comprato di seconda mano da un compagno di scuola, sono sempre stato alla ricerca di un programma che mi consentisse di registrare in modo ordinato tutta la mole di informazioni che fino a quel momento accumulavo in vari taccuini.

Lo scartafaccio

Mi riferisco a tutti quei contenuti che di solito confluiscono in un quadernetto tascabile, tipo Moleskine: idee, citazioni, elenchi vari di cose da fare, libri da leggere, film da vedere.

La mia professoressa d’italiano del liceo ci insegnava che avremmo dovuto portare sempre con noi uno «scartafaccio», come chiamava lei questi ricettacoli di informazioni, usando una parola che all’epoca ci faceva molto ridere (perché avevamo quindici anni ed eravamo dementi, non per altro).

Il secondo cervello

A un certo punto pensai di aver trovato la soluzione giusta: un programma pluripremiato chiamato TheBrain, che si autodefinisce la «memoria digitale definitiva».

Il concetto alla base del programma è difatti molto intelligente: oltre a integrare un numero illimitato di elementi di informazione («nodi» o «pensieri») ne mostra i collegamenti sotto forma di rappresentazione grafica ad albero.

Per ogni nodo (che può essere costituito da una o più parole, un link, un file, un’immagine, etc.) si vedono tutti i collegamenti, non soltanto con il nodo di cui è figlio o con quelli che ha come figli, ma anche con i nodi a cui rimanda (collegamenti orizzontali o «salti»).

Il tutto viene visualizzato in modo dinamico, per cui si ha proprio l’impressione di navigare all’interno di un cervello.

Chi è curioso può vedere uno di questi «cervelli» visitando il sito di Jerry Michalski, che usa TheBrain da quando è stato lanciato (nel 1997) e ha accumulato oltre 420.000 nodi (pensieri).

Per qualche anno usai il programma con molta soddisfazione.

Ci riversai tutti i link e tutti i contenuti che mi interessavano proprio come se fosse una copia digitale del taccuino che avevo (quasi) sempre in tasca o, se proprio vogliamo esagerare, delle connessioni che avevo in testa.

A un certo punto però, e non ricordo esattamente il motivo, smisi di usarlo.

Mi pare di ricordare che fu dovuto a qualche tipo di incompatibilità con il sistema operativo, che poi venne risolta. In ogni caso di lì a breve l’azienda cambiò completamente la propria politica di licenze: il prezzo base oltrepassò i 200 dollari, una cifra che all’epoca non ero disposto a spendere.

Attualmente esiste anche una versione gratuita di TheBrain, che consente di creare nodi illimitati, ma non permette di sincronizzare i contenuti del proprio «cervello» su più dispositivi e neppure di vincolare file ai nodi.

I sistemi wiki

Un concetto collegato a un altro, sia in modo gerarchico che trasversale, non è altro che il modo in cui sono strutturati gli ipertesti.

Non trovai un’alternativa gratuita o open source che avesse lo stesso meccanismo di visualizzazione di TheBrain (molto suggestivo e davvero utile per apprezzare i collegamenti fra le idee, ma non imprescindibile, a ben vedere), per cui iniziai a passare in rassegna i sistemi più comodi per creare ipertesti: i sistemi wiki.

L’esempio più famoso è Wikipedia, un sito in cui chiunque può modificare una pagina o aggiungerne di nuove senza essere programmatore web.

Di sistemi wiki ne esistono a bizzeffe, tanto che esistono anche siti che aiutano a orientarsi nel mercato, come ad esempio WikiMatrix che mette a confronto tutti i sistemi di questo tipo in base alle loro caratteristiche.

Nel corso della mia vita «digitale» ho avuto modo di usarne molti e li considero strumenti fondamentali, per la loro immediatezza e versatilità.

Innanzi tutto ho usato MediaWiki, che è lo stesso sistema usato per Wikipedia. In un’azienda presso la quale lavorai come consulente usammo MediaWiki come contenitore del know-how aziendale e come base per scrivere tutti i processi.

In seguito, per Qabiria, la mia società di traduzioni, seguimmo lo stesso approccio, ma usando prima PBWiki (ora chiamato PBWorks), all’epoca un’altra eccellente opzione per centralizzare i file e i contenuti aziendali e poi DokuWiki, i cui plugin consentono di creare non soltanto una vera e propria knowledge base, ma anche un sistema di monitoraggio delle attività e progetti da svolgere.

Per qualche progetto di lavoro sperimentai anche TiddlyWiki, molto comodo (un intero sito contenuto in unico file), ma che può risultare a tratti confuso. Visualizza infatti le varie pagine (o note) che costituiscono il wiki nell’ordine in cui vengono aperte. Rimando al loro sito per ulteriori dettagli, perché è più facile da provare che da spiegare. L’ho usato varie volte al posto di PowerPoint per creare il materiale di accompagnamento per alcuni corsi.

Infine, e vengo finalmente al punto di questo blog post, in qualche modo scoprii Zim, che uso tuttora per archiviare e salvare tutti i miei appunti digitali.

A differenza degli altri sistemi citati finora, Zim (o Zim Wiki, come a volte è citato) è un programma che si installa in locale, non sul cloud o in un server. I dati, cioè i «notebook», i taccuini che si creano con Zim possono essere salvati su qualsiasi cartella.

Il mio è su Dropbox, quindi una volta installato il programma su qualsiasi computer (al momento i miei computer di lavoro sono 3: quello di casa, quello in ufficio e un portatile che uso quando viaggio) posso aprire la cartella con il mio «cervello» (continuo a chiamarlo così) e la trovo sempre sincronizzata (grazie a Dropbox).

Altre caratteristiche che rendono Zim la scelta giusta per i miei scopi:

• è open source;
• tutti i contenuti sono salvati come file di testo semplice (chiamati «pages», pagine);
• si possono avere più notebook, anche collegati fra loro, con un numero pressoché infinito di pagine (il mio ad oggi ne ha circa 500);
• si può applicare della semplice formattazione al testo, fra cui tabelle, usando una sintassi simile a markdown, ma ancora più immediata; la formattazione è subito visibile senza necessità di cambiare il tipo di visualizzazione;
• ha un plugin con cui inserire elenchi di cose da fare direttamente all’interno delle note create; tutte le task create si possono visualizzare in un sommario (che si può anche stampare);
• si possono usare tag (etichette) per contrassegnare determinate note;
• è possibile creare note vuote che fungono da contenitori per altre note;
• si possono allegare file alle pagine (che vengono salvati all’interno della cartella contenente il notebook)
• è possibile esportare un intero notebook o solo alcune pagine in vari formati, fra cui HTML; quindi è possibile crearsi un sito direttamente da Zim.

Anche qui rimando al sito del progetto per ulteriori informazioni.

Un articolo del manuale spiega anche come implementare il famoso metodo Getting Things Done di David Allen usando Zim Wiki.

Purtroppo da qualche tempo la persona che si occupava di creare la versione per Windows non può più farlo, per cui gli ultimi aggiornamenti sono disponibili soltanto per chi usa Linux (il sistema operativo per cui nasce Zim Wiki). La procedura per compilare i file sorgenti su Windows da soli è parecchio macchinosa e la consiglio soltanto ai più esperti.

Io sono fermo alla versione 0.68 e funziona egregiamente, tolto qualche problema minore che non ha impatti sulla mia produttività. La versione per Windows è adesso allineata a quella per Linux e si può scaricare nella pagina Downloads.

Alternative a Zim

Naturalmente sul mercato esistono un’infinità di strumenti per prendere appunti. Ce ne sono veramente di tutti i colori. Ne ho provati tanti, ma finisco sempre per tornare a Zim, che secondo me ha trovato il giusto compromesso fra semplicità, leggerezza e funzionalità.

Chi volesse esplorare le alternative ha l’imbarazzo della scelta. Innanzi tutto ci sono i leader del mercato, Evernote e OneNote, che tuttavia ho scartato a priori (pur avendoli usati entrambi per breve tempo, soprattutto Evernote) perché sono programmi proprietari e non open source.

Altre opzioni sono rappresentate dai programmi pensati principalmente per l’ambito accademico. Fra questi spicca Zettlr, che fra le tante funzionalità consente di esportare in HTML, PDF e altri 35 formati, ideale per ricerche accademiche. Le note create in Zettlr si possono condividere su GIT o Dropbox, ma non ha un’app per Android (neanche Zim Wiki ce l’ha, ma usando file di testo semplice, li posso aprire da Dropbox e modificarli direttamente).

Un’opzione che mi è piaciuta molto è Joplin. Come Zettlr, anche questo programma usa il formato markdown per le note, che però vengono salvate all’interno di un database sqlite. È multipiattaforma (Windows, Mac e Linux) e ha app per Android e iOS, oltre a una funzione di sincronizzazione con vari servizi. Esistono anche plugin per salvare le note direttamente dal browser.

Al momento non consente di allegare alle note file superiori ai 10 MB, ma non mi sembra un grosso problema. A differenza di Zim wiki, la «cosa da fare» viene trattata come elemento a sé stante, cioè non si può creare una nota con un to-do al suo interno. Insomma, il modo in cui struttura le informazioni è leggermente diverso. Nel mio caso, mi costringeva a un ripensamento dei meccanismi abituali, per cui dopo aver provato Joplin sono ritornato da Zim.

Brevemente, altri programmi che ho valutato:

• CherryTree, che è un po’ spartano, non è basato su markdown, non ha funzioni di sincronizzazione, ma buone funzionalità di import-export.
• RedNoteBook è pensato per tenere un diario, non un sistema di note completo, salva le note come plain text, e può esportarle a txt, html o LaTeX.
• Simplenote è multipiattaforma, basato su markdown, ma solo online e senza struttura gerarchica, e senza possibilità di allegare file alle note.
• Tomboy, un grande classico del mondo Linux, in circolazione da molti anni. La sincronizzazione fra dispositivi è complicata e a livello di interfaccia può risultare confuso. Per l’export dei dati sono necessari complementi aggiuntivi.
• WorkFlowy è un altro sistema online, la cui versione gratuita, pur limitata, ne permette un uso piuttosto intenso. È incentrato sui workflow, quindi sulle sequenze di azioni inserite come liste, che si possono annidare e poi nascondere mediante un’interessantissima funzione «Zoom».

Infine cito un programma che va per la maggiore fra le startup e le aziende ggiovani per l’incredibile versatilità: si chiama Notion e unisce note, knowledge base, gestione di task e progetti e anche tabelle/database.

Le pagine hanno un aspetto molto più colorato di tanti strumenti della concorrenza perché si possono abbinare emoji ai titoli delle pagine. Probabilmente il limite è dato dal fatto che consente di fare troppe cose allo stesso tempo, per cui è facile perdersi. Consiglio comunque di esplorarlo, soprattutto se si parte da zero, perché mi sembra molto potente.

Il programma è a pagamento. La versione gratuita lascia creare 1000 «blocchi», dove per «blocco» s’intende ciascun elemento che si aggiunge a una pagina (immagine, cosa da fare, pezzo di codice, file allegato, etc.), altrimenti costa 4 dollari al mese (versione Personal). Studenti e insegnanti possono accedere gratuitamente alla versione Personal registrandosi con la mail della scuola. Esiste anche un programma di referral, per cui si possono guadagnare crediti portando altri utenti.

In conclusione, sarei curioso di sapere se fra i miei lettori c’è qualcuno che usa strumenti simili e se sì, mi piacerebbe sapere quali.