Come raccogliere e strutturare le informazioni personali in un sistema affidabile, comodo e a costo zero (o quasi)

Chi lavora con il computer a un certo punto deve fare i conti con l’eccesso di informazione, il cosiddetto «information overload». Quest’eccesso si manifesta in vari modi: file sull’hard disk, dischi esterni, supporti magnetici (pen drive, DVD-ROM o CD-ROM), documenti cartacei, appunti, ritagli, impegni e scadenze, programmazione di eventi, e tutto quello che in qualche modo dobbiamo elaborare.

Occorre dunque una metodologia per ordinare le informazioni personali, cioè la posta elettronica, la rubrica degli indirizzi, il calendario, i vari impegni e scadenze, gli appunti, i file da leggere, quelli legati ai progetti in cui si è impegnati, ecc. Questo «mega-archivio digitale» va naturalmente affiancato a un archivio fisico in cui ordinare tutto quello che non può essere digitalizzato.

Per tentare di mettere un minimo di ordine nel caos, sono necessari 3 elementi:

• un metodo;
• uno o più strumenti;
• un luogo (o più d’uno, a seconda dei casi).

Il metodo

Sul mercato esistono infinità di metodi che promettono soluzioni semplici ed efficaci per organizzare la propria vita. Io da qualche tempo ne seguo uno, Getting Things Done di David Allen. Per meglio dire, seguo lo spirito del metodo, ma non lo applico pedissequamente.

Qualsiasi metodo organizzativo si usi, l’importante è capirne le basi, seguirlo esattamente per un certo tempo e quindi, in un secondo momento, adattarlo al proprio caso, senza lasciarsi assoggettare dal metodo stesso.

Il metodo deve renderci la vita più facile, non complicarcela. Se a un certo punto non si vogliono applicare alcuni corollari o meccanismi indotti dal metodo, si deve vincere il timore e adattare il metodo alla propria personalità. Se il metodo ha solide basi, sopporterà questo adattamento e darà comunque i suoi frutti. Ma, ripeto, ciò va eseguito soltanto in una seconda fase.

Gli strumenti

Limitandoci ai dati digitali, gli strumenti ideati per mettere ordine nei propri dati sono i cosiddetti PIM, Personal Information Manager. L’acronimo PIM nel corso del tempo è stato applicato riduttivamente alle agende elettroniche (gadget ormai scomparso), mentre un PIM dovrebbe essere molto di più: un programma che organizza tutti i tipi di informazioni personali per migliorare la propria produttività, sia in casa che in ufficio. Spesso si parla anche di knowledge management tool, cioè di strumenti per la gestione della conoscenza.

Comunque li si voglia chiamare, ne esistono di vario tipo, sia online che offline. I migliori sono ibridi, cioè dispongono di uno spazio online in cui salvare i contenuti immagazzinati a prescindere dalla piattaforma e di vari clienti da installare sui diversi dispositivi. Quindi si possono salvare in questo archivio personale alcuni file presenti sul proprio computer, una foto scattata con il cellulare, una pagina web vista dal portatile, un appuntamento aggiunto con l’iPhone, ecc.

Per quanto mi riguarda, come «memoria» in cui immagazzinare le informazioni ho usato per un certo tempo Personal Brain, ma poi ho deciso di passare a un programma open source, Zim Wiki, che ha il grossissimo vantaggio di salvare tutti i contenuti come file di testo semplice, quindi modificabili e leggibili con altri editor di testo anche in assenza del programma stesso. In questo modo è garantita l’interoperabilità con altri strumenti e soprattutto, non si rimane vincolati a un formato proprietario che, fra un certo numero di anni, potrebbe non essere più compatibile.

In sintesi, Zim Wiki consente di creare una wiki personale, ovvero un ipertesto navigabile composto da più pagine collegate fra loro. Queste pagine possono essere collegate in modo gerarchico, si possono creare sottopagine all’interno di pagine principali, oppure liberamente collegate, con rimandi dall’una all’altra.

Quindi, da un lato è possibile strutturare contenuti, come faremmo con cartelle, sottocartelle e file, ma dall’altro si può anche collegare un contenuto a qualsiasi altro. Inoltre, il sistema è dotato di una funzione di etichettatura (tagging), per cui si possono assegnare tag alle varie pagine e filtrare i contenuti per etichetta.

Un altro vantaggio è la possibilità di esportare una pagina o tutto il «blocco note» in formato HTML (o altri formati), ad esempio per pubblicarlo su internet. Sono presenti inoltre vari plugin che ne estendono le possibilità, per inserire partiture, diagrammi, equazioni o formule matematiche o per strutturare automaticamente un diario aggiungendo pagine per i mesi e i giorni.

La comunità si riunisce attorno alla mailing list di Launchpad, il sito che ospita il codice del progetto, ed è costituita da molti professionisti che utilizzano Zim Wiki secondo modalità molto diverse fra loro, grazie alla sua versatilità.

Se dal digitale passiamo al cartaceo, è naturale che occorre avere anche un archivio vecchia maniera in cui salvare tutti i documenti che non possiamo salvare come PDF o digitalizzati in altro modo. Il consiglio è quello di comprare uno scanner con una vaschetta per l’introduzione di più documenti e di creare una copia digitale di tutto quanto è digitalizzabile. L’immenso vantaggio di questo approccio è che - con il software giusto - il contenuto testuale dei documenti viene convertito in testo (mediante OCR) e quindi viene indicizzato dal computer diventando dunque ricercabile.

Tutto il resto va ordinato in cartelle, senza pensare troppo alla scelta della categoria di ciascuna cartella. Anzi, più d’istinto si scelgono i nomi delle cartelle, più sarà facile trovare i contenuti.

Un esempio: se abbiamo dei volantini di una mostra che per qualche ragione vogliamo conservare, li possiamo archiviare sotto «mostre», il nome della città in cui si è svolta la mostra, l’argomento della mostra, etc. Il consiglio è quello di scegliere la prima classificazione che viene istintiva, perché la stessa categoria verrà in mente per prima al momento della ricerca.

Oltre a Zim Wiki uso anche altri strumenti/siti specifici per diversi tipi di informazioni.

Tutti gli articoli che voglio leggere con calma offline li salvo sul mio attuale lettore di ebook, un reMarkable di prima generazione. reMarkable è un dispositivo e-ink pensato per prendere appunti e leggere. Lo uso principalmente come lettore di ebook (non sfrutto molto la parte di scrittura, a parte aggiungere alcune note ai libri che leggo). Uso il plugin reMarkable per Google Chrome. Con un clic converte la pagina in un PDF con il minimo di formattazione e lo carica nello spazio cloud sincronizzato con il dispositivo.

Per quanto riguarda invece le pagine o i siti che voglio salvare nei preferiti, uso Pinboard, un gestore di favoriti online, spartano ma molto funzionale. Nelle parole dell'autore: «Pinboard è un archivio personale per i collegamenti che trovi online. Consideralo come un motore di ricerca su Internet per le cose che hai visto.»

Tengo anche traccia dei libri che leggo o di quelli che voglio leggere, salvandoli su Goodreads, anche se temo che questo sito verrà progressivamente abbandonato e dovrò trovare un'alternativa.

Per i film, ci sono le liste di IMDB (i cui riassunti annuali dei film visti sono su questo blog).

Il luogo

Di solito strettamente legato allo strumento è il «luogo». Nel mio caso i luoghi sono più d’uno.

1. Il mio blocco note di Zim Wiki è salvato su una cartella di Dropbox. In questo modo il blocco note è automaticamente sincronizzato sui vari computer che uso (su cui è installato Dropbox) ed è accessibile via web da qualsiasi dispositivo (chiaramente è in una cartella protetta da password). Se aggiungiamo che le varie pagine del blocco note sono semplici file di testo, potrò consultare questo blocco note da qualsiasi postazione, anche se non sono presenti né Zim Wiki, né Dropbox.

2. Tempo fa c’erano anche altri «luoghi» in cui potevo rintracciare le informazioni: uno era una raccolta di CD-ROM e DVD-ROM, contenenti file, programmi, enciclopedie, dizionari, ma da quando esiste internet a banda larga è diventata obsoleta e la consulto forse una volta all’anno.

3. Un altro luogo essenziale è un’archivio fisico, cartaceo, che può essere di vari tipi. Io uso uno schedario di quelli con le cartelline appese. Ogni cartellina è etichettata con una parola che ne descrive il contenuto ed è ordinata alfabeticamente nello schedario. Per un certo periodo seguivo un altro metodo, quello di mettere l’ultima cartellina consultata o creata davanti a tutte le altre. Con il tempo, seguendo questo metodo, affioravano gli argomenti più usati, che diventano consultabili più facilmente.
   Non è necessario usare uno schedario esattamente di questo tipo. Si possono usare buste grandi (A4), disposte l’una accanto all’altra sul ripiano di una libreria. Anche qui l’ordine può essere alfabetico o per frequenza d’uso. Il consiglio è quello di usare un’etichettatrice piuttosto che scrivere a mano i contenuti.
   Le etichette stampate aumentano la sensazione d’ordine e la facilità di lettura rispetto ai semplici titoletti scritti a mano.

4. Un altro contenitore che ho inaugurato da poco tempo è un contenitore a cassetto di schede in formato 150 x 100 mm, su cui segno le citazioni dei libri e degli articoli che leggo. Questo tipo di schedario, mutuato dall’articolo The Notecard System: The Key For Remembering, Organizing And Using Everything You Read, serve a fissare nella memoria i concetti più importanti delle mie letture e anche a far emergere, con il tempo, argomenti che mi rappresentano o che mi interessano.

Il procedimento è questo: quando leggo un passaggio che mi colpisce, lo segno in qualche modo nel libro. Al termine della lettura, passo in rassegna tutti i passaggi marcati e li ricopio a mano, ciascuno su una scheda, che viene categorizzata con una parola chiave rappresentativa.

Se una scheda può appartenere a più categorie, l’articolo citato suggerisce di duplicarla, ma io non sono mai arrivato a tanto. Parto dal presupposto che se non la troverò nella prima categoria che mi viene in mente, la cercherò nella seconda, e così via.

Tutto questo funziona?

L’archivio digitale, se unito a un buon programma di ricerca testuale (come il Finder su Mac o la ricerca di Windows, se opportunamente configurata), fa risparmiare tempo e sì, funziona.

L’archivio cartaceo è tanto utile quanto il materiale che raccoglie. Se diventa un ripostiglio di tutto quello che non ci azzardiamo a buttare, allora no, non funziona.